1С и электронная транспортная накладная: как настроить обмен без двойного ввода
1С и электронная транспортная накладная: как настроить обмен без двойного ввода
Если вы уже работаете в 1С, у перехода на ЭТрН есть два способа: подключить оператора отдельно и вручную переносить документы в учётную систему — или настроить обмен так, чтобы документы приходили и уходили из 1С автоматически. Первый способ технически проще, но именно он чаще всего превращает электронный документооборот в дополнительную работу для бухгалтера, а не в экономию времени. Разбираем, как настроить второй способ.
Если вы ещё не разобрались, что такое ЭТрН в целом, — начните с нашей статьи «Электронная транспортная накладная: полное руководство», там разобраны титулы документа, сроки и требования. Здесь — только про интеграцию с 1С.
Зачем нужна именно интеграция, а не личный кабинет оператора
У каждого оператора ЭДО есть свой веб-кабинет, через который можно работать с документами и без 1С. Но тогда данные о перевозке приходится вносить дважды: один раз в 1С для собственного учёта, второй раз — в кабинет оператора для отправки. При активном грузопотоке это быстро превращается в постоянный источник расхождений: то количество не сошлось, то адрес записан по-разному.
Интеграция убирает этот двойной ввод: документ формируется в 1С, уходит через оператора в ГИС ЭПД, а статус подписания и подписанный документ возвращаются обратно в 1С автоматически.
Как это устроено технически
Обмен перевозочными документами встроен в типовые конфигурации 1С через сервис 1С-ЭПД (электронные перевозочные документы) — отдельную программу для этого покупать не нужно, нужна только активная подписка на сервис и правильные настройки обмена с контрагентом.
Поддерживаются конфигурации: 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление автотранспортом (УАТ), 1С:Управление торговлей, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:УНФ, а также облачная версия 1С:Фреш. Для логистических компаний со своими системами учёта есть API для интеграции напрямую, минуя типовую конфигурацию.
Порядок подключения
- Заключить договор с оператором ЭПД из реестра Минтранса. Самые популярные — Диадок и СБИС, есть и специализированные сервисы вроде 1С-ЭПД.
- Выпустить усиленные квалифицированные подписи на сотрудников и оформить машиночитаемые доверенности на тех, кто подписывает документы.
- Заключить соглашение об электронном документообороте с контрагентами. Если они работают у другого оператора, потребуется настроить роуминг между операторами.
- Подготовить оборудование: компьютеры в офисе и мобильные устройства для водителей — подробно про мобильный сценарий мы разобрали в статье «ЭТрН в смартфоне водителя».
- В самой 1С указать в настройках обмена с контрагентом, что вы работаете с перевозочными документами, — дальше система формирует и принимает ЭТрН тем же порядком, что и обычные электронные документы. Настройка выполняется в разделе «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «Настройки ЭДО».
Отдельно стоит учесть: настройка справочников — адресов, весов, единиц измерения по номенклатуре — обычно занимает больше времени, чем само техническое подключение к оператору.
Частые ошибки при настройке
Адреса в справочнике внесены свободным текстом вместо структурированного вида — из-за этого документ не проходит автоматическую обработку. Привести адреса в порядок нужно до первой отправки.
Не заполнены вес и единицы измерения у части номенклатуры — по той же причине мешает автоматической отправке; стоит проверить это заранее по всему ассортименту, который участвует в перевозках.
Истёк сертификат электронной подписи — банальная, но частая причина сбоя; новый сертификат нужно выпускать заблаговременно, не дожидаясь истечения старого.
Сотрудник подписывает документы, а машиночитаемая доверенность на него не оформлена — подпись в этом случае юридически не действует.
Сколько это стоит
Тарифы у операторов обычно пакетные: чем больше документов в год, тем ниже цена за один документ. Есть и вариант без предоплаты — постоплата в районе 7 рублей за фактически отправленный документ, без обязательств по объёму. Для грузополучателя получение документов чаще всего бесплатно.
Точная стоимость зависит от того, с каким оператором вы работаете и какой у вас объём перевозок в месяц — сравним варианты и подберём тариф под ваш объём.
Частые вопросы
- Нужно ли покупать отдельную программу для работы с ЭТрН в 1С
Нет, обмен встроен в типовые конфигурации через сервис 1С-ЭПД, отдельного модуля покупать не нужно.
- Что если наши контрагенты работают с другим оператором ЭДО
Нужен роуминг между операторами — большинство крупных операторов поддерживают передачу документов друг другу. Это стоит уточнить при выборе оператора.
- Сколько времени занимает настройка
Само техническое подключение — часы. Дольше обычно занимает приведение в порядок справочников: адресов и весовых характеристик номенклатуры.
- Нужна ли доверенность на бухгалтера, который просто видит документы в 1С
Нет, машиночитаемая доверенность нужна только тем, кто подписывает документы от имени компании. Если сотрудник только работает с документами внутри 1С, не подписывая их, доверенность не требуется.
Настроим обмен под вашу конфигурацию 1С
ВТИ-Сервис — франчайзи 1С. Поможем выбрать оператора, настроим обмен перевозочными документами, приведём в порядок справочники и обучим бухгалтерию работать с новым документооборотом.
Телефон: 8 (4712) 400-900
Почта: info@vti-service.ru
- Комментарии
