Электронный документооборот захватывает бизнес

Наверняка вы слышали про ЭДО. Это свежий долгосрочный тренд в бизнесе. наглядный пример того, как достижения ИТ-технологий становятся конкурентным преимуществом. В большинстве случаев бизнес только выигрывает, в перспективе это особенно заметно.

Почти треть российского бизнеса разного масштаба сегодня пользуется электронным документооборотом, а в системе маркировки он используется особенно активно. Разбираемся как появился электронный документооборот и почему важно перейти на ЭДО в ближайшее время. 

ЭДО - обмен юридически значимыми документами по защищенным каналам сети интернет, который позволяет проще формировать, хранить, отправлять и получать документы. Пересылка другу мемчика в соцсети это не ЭДО, как и выставление счета по электронной почте. 

Электронный документ — это файл, подписанный электронной подписью. Его не нужно распечатывать, так как электронные документы равносильны бумажным с собственноручной подписью. Перевести в электронный вид можно любой документ — например, счет-фактуру, акт или договор.

ЭДО бывает: внутренний, внешний (с контрагентами), с госорганами.

Возможности ЭДО: 

• оптимизируется обмен информацией внутри компании (особо актуально для крупных предприятий, сети филиалов);
• обмен документами с контрагентами происходит максимально быстро;
• работа с документацией становится более прозрачной и удобной. 

К системе должны подключиться все участники документооборота, участвующие в конкретной цепочке: и те, кто поставляет товары (производители, поставщики, оптовые базы, посредники), и те, кто их закупает, чтобы потом продавать (розничные магазины, отделы, салоны, бутики, островки и любые торговые точки). 

Сам процесс обмена информации происходит внутри системы. Каждый подписывает документы со своей стороны при помощи сертификата электронной подписи, поэтому электронная подпись обязательна. 

С электронным документооборотом компания становится более устойчивой к меняющимся условиям работы, укрепляет позиции на рынке, приобретает лояльность клиентов. Переход на ЭДО позволяет сократить административные расходы, освободить сотрудников от рутинных задач и направить усилия на развитие.

Появление и развитие систем ЭДО

Первые системы ЭДО появились в 1980-х годах, когда согласование документов в разрозненных подразделениях могло занимать недели и месяцы, а объемы документооборота росли. Решения были ориентированы на делопроизводство внутри компаний и исходя из их потребностей. Функций было немного — ведение журналов внутренних документов и обращений граждан, ввод регистрационно-контрольных карточек в систему и их поиск по атрибутам, составление отчетов. 

А вот проблем хватало. Бумажные документы дублировались электронными, решения были разрозненными, зачастую персональные системы ЭДО разрабатывались на самих предприятиях и унифицированных инструментов не сложилось, а значит практически невозможно было обмениваться документами с поставщиками и контрагентами, не говоря о том, что трудно было развивать и масштабировать такие системы, и стоило они немало. 

В середине 1990-х появились первые универсальные системы. Благодаря технологии — наличию унифицированного ядра и дальнейшей настройке под конкретные задачи — они лучше адаптировались под нужды заказчиков, масштабировались. Но чтобы выйти на новый уровень разработчикам потребовалось изменить подход к системам ЭДО - на первый план вышла оптимизация документооборота, его упрощение и ускорение. Переосмысление управления бизнес-процессами привело к появлению удобных сервисов, ориентированных на автоматизацию делопроизводства. 

Законодательство РФ в сфере регулирования ЭДО 

В российском законодательстве нет единого нормативно-правового акта, регулирующего электронный документооборот. Принятые законы, приказы и постановления регламентируют отдельные направления ЭДО: 

• ФЗ № 63 «Об электронной подписи». Регулирует вопросы подписания электронных документов и совершения иных юридически значимых действий с помощью электронной подписи (ЭП). 

• ФЗ № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Обеспечивает информационную безопасность, защиту данных.

• ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете». Допускает составление первичного учетного документа в электронно-цифровом виде. 

• Налоговый кодекс РФ определяет понятие электронного счета-фактуры, устанавливает порядок его составления и выставления. 

• Статьи 160 и 434 Гражданского кодекса РФ закрепляют возможность визирования документов электронной подписью и обмена файлами с помощью электронной связи.

• Положения, связанные с ЭДО, также регулируются федеральными законами № 98-ФЗ «О коммерческой тайне», № 152-ФЗ «О персональных данных», рядом постановлений Правительства. 
• Приказами ФНС России установлены форматы электронного счета-фактуры и универсального передаточного документа, определены требования к товарным накладным ТОРГ-12 и актам. 

Перспективы внедрения ЭДО

Объемы онлайн-передачи документов растут ежегодно. Стимулом к распространению ЭДО послужила и пандемия, когда в результате ограничений и самоизоляции компаниям пришлось переводить процессы в онлайн-формат, выстраивать взаимодействие в дистанционном режиме. 

На май 2020 года электронным документооборотом в России пользовались только 30 % компаний. Причем чаще к ЭДО прибегают крупные организации, малый бизнес все еще реже автоматизирует делопроизводство. По прогнозам экспертов по итогам 2023 года рост российского рынка систем электронного документооборота увеличится на 10–12 %.

Источник: данные Контур и Газпромбанк Автолизинг

С 1 января 2022 года отключена возможность передавать в Честный ЗНАК прямые сообщения о переходе права собственности между участниками оборота (производителями, импортерами, оптовиками, розницей). Это значит, что передавать УПД и УКД с кодами маркировки можно только через оператора ЭДО.

Маркировка стимулирует бизнес к цифровизации и переходу на электронный документооборот (ЭДО). Так с момента запуска маркировки в табачной отрасли произошел глобальный скачок подключения к ЭДО. По словам экспертов, активность подключений в тот момент выросла на 50–60%. С подключением новых товарных категорий к маркировке растет и доля пользователей ЭДО. 

Президиум Правительственной комиссии по цифровому развитию утвердил Концепцию электронного документооборота в хозяйственной деятельности и план мероприятий по её реализации. Концепция разработана ФНС России совместно с заинтересованными органами власти и представителями бизнес-сообщества. 

Планируется, что уже до конца 2024 года в электронный вид будут переведены 95 % счетов-фактур и 70 % транспортных и товарных накладных. Концепция предполагает увеличение количества электронных документов с 2022 года не менее чем на 20 % ежегодно.

Концепция предусматривает комплексный подход к нормативному правовому регулированию в области применения электронной подписи, архивного хранения электронных документов и обеспечения юридической значимости электронного документооборота в сфере хозяйственной деятельности с учетом интересов всех участников рынка.

Сколько в России операторов ЭДО?

В России более 30 компаний — операторов электронного документооборота. Оператор ЭДО — это компания, которая обладает достаточными технологическими и правовыми возможностями для того, чтобы обеспечить безопасный, надежный, юридически значимый документооборот. 

Требования к провайдерам ЭДО закреплены на законодательном уровне приказом ФНС России от 04.03.2014 № ММВ-7-6/76@ «Об утверждении Требований к оператору электронного документооборота». С 1 марта 2022 года действует приказ ФНС России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@.

Операторы предоставляют системы электронного документооборота, а также:

• позволяют передавать в электронном виде документы, в том числе счета-фактуры,
• обеспечивают конфиденциальность передаваемых данных,
• проверяют, действителен ли сертификат подписи на момент подписания,
• организуют обмен приглашениями между контрагентами,
• обновляют сервисы ЭДО в соответствии с изменениями в законодательстве,
• выступают независимой стороной в спорных ситуациях.

Кто должен перейти на ЭДО в 2023 году?

В 2022 году компании из определенных сфер бизнеса должны были обязательно перейти на ЭДО.

Оборот маркированных товаров. Маркированные товары отслеживает система «Честный знак». Когда право собственности на товар переходит к другому участнику, нужно передавать сведения об этом в систему маркировки. Например, поставщик передает сведения о товарах, которые он продал, продавец подтверждает их получение. С 1 января 2022 года передавать сведения напрямую через личный кабинет на сайте Честного знака нельзя. Теперь это можно делать только через оператора ЭДО.

Госзакупки. С 1 января 2022 года ЭДО стал обязательным для всех поставщиков и заказчиков в государственных закупках по закону 44-ФЗ. Поставщик, участвующий в государственных закупках по 44-ФЗ, должен оформлять приемку товара или оказанных услуг в электронном виде. Этот вид приемки называется электронным актированием. Если государственный контракт заключен до 1 января 2022 года, использовать электронное актирование не обязательно — документы направляют на бумаге, если это разрешает текст контракта.

Бюджетные организации. В 2023 году на ЭДО должны обязательно перейти организации бюджетной сферы. Теперь первичные документы и регистры бухгалтерского учета они обязаны оформлять в электронном виде.

Если вам нужен ЭДО - звоните (4712) 400-900. Поможем быстро настроить ЭДО от 0 рублей! Если вы наш клиент и у вас с нами заключен договор информационно-технического сервиса, то мы гарантированно подключим вам ЭДО бесплатно. Быть нашим клиентом выгодно :-)