*Работа с ЕГАИС 3.0 в переходный период: новинки и особенности

С 1 марта товарно-транспортные накладные (ТТН) и документы для оформления возврата второй версии в ЕГАИС использоваться не будут. Подготовка к такому порядку вещей длилась около 90 дней. Поэтому если ваши учетные программы уже обновились и корректно работает с УТМ свежей версии 2.1.6, значит, вам пока делать особенно нечего. Прочие документы второй версии продолжают использоваться, и если вы распродаете остатки, то обновлять софт сейчас нет смысла.

Здесь надо понимать, что только лишь применение новых накладных не является переходом на помарочный учет. Новые накладные могут иметь в себе перечень кодов акцизных марок, поступающих к вам с марками этой самой накладной. В принципе, если ваш контрагент уже перешел на новую систему учета, то в третьем регистре ЕГАИС на ваших остатках список акцизных марок появится автоматически. Помните, что четкого контроля соответствия числа таких марок количеству алкоголя на первом регистре ЕГАИС на этапе переходного периода не будет. Программа кассы, поддерживающая работу с УТМ 2.1.6, самостоятельно попытается произвести списание остатков по новой методике (с третьего и первого регистров). Если же такое списание не произойдет, то программа спишет их со второго регистра, как это происходило и раньше.

Такое краткое изложение переходного этапа может создать впечатление, что рознице и общепиту практически мало что остается сделать. Достаточно всего лишь обновить софт, а уже сама ЕГАИС все автоматически выполнит сама. Предлагаем разобраться, так ли это, и какими могут быть последствия такого подхода.

Переложили на чужие плечи: информация об остатках по маркам теперь проблема розницы
Ключевая задача перехода на ЕГАИС третьей версии - полный контроль за перемещением каждой акцизной марки в программе. Такой мониторинг возможен, если каждый этап движения каждой единицы продукции от производителя/импортера к конечному потребителю был кем-то зафиксирован. К сожалению, невозможно проверить, была ли отсканирована производителем и посредниками каждая единица продукции или же ее всего лишь выгрузили по общим данным системы учета. Получается, что проверку можно провести только в момент регистрации продажи бутылки в баре или на кассе. Тут все просто – если цифровой идентификатор (ЦИ) совпал с информацией в ЕГАИС, это сигнал, что каждый участник всей цепочки поставки сделал свою работу и данные внесены в систему. Намного хуже отсутствие совпадений, потому что программа заблокирует сделку и предоставит магазину 30 дней на выяснение обстоятельств. За этот месяц именно торговой точке придется узнавать, кем и на каком этапе была допущена ошибка, потому что продавец теперь пытается зарегистрировать реализацию алкогольной марки, которая не должна находиться у него.

Более того, в ЕГАИС запросы по маркам технически возможно производить всего один раз в час. Дело в том, что большее количество запросов приведет к блокировке работы программы. Выходит, что невозможно провести проверку марок перед продажей, постоянно запрашивая данные у ЕГАИС. Хуже того, когда в момент регистрации продажи программа не получит ответ от транспортного модуля из-за проблем со связью, то может сложиться так, что чек будет закрыт, покупатель покинет магазин с проданной бутылкой, а магазину через некоторое время придет отказ в регистрации продажи марки.

Для борьбы с подобными примерами регулятор алкогольного рынка настоятельно советует создавать свою индивидуальную информационную базу об акцизных марках, прошедших через вашу розницу. Тогда есть возможность перед тем, как пробить марку на кассе сначала найти ее в собственной базе. Сервис контроля акцизных марок Frontol Alco Unit от компании Атолл работает как раз по этому принципу. Ключевыми характеристиками любой базы данных являются ее полнота, актуальность и достоверность. По этим причинам устанавливать такую систему стоит как можно раньше и работать с ней как можно аккуратнее, чтобы информация была полной и соответствовала действительности. На этапе переходного периода приступить к созданию своей базы акцизных марок стоит как можно заранее.

Существует альтернатива собственной базе. Это различные онлайновые сервисы. Они берут на себя выполнение типовых команд и запросов к ЕГАИС. Подобные сервисы часто играют роль связки между устаревшими и не обновленными учетными программами и ЕГАИС. В этом случае предприятия ведут учет одновременно и в своей системе, и в системе «только для ЕГАИС». Именно для подобных организаций требуется переходный период, чтобы они могли либо подстроить свои бизнес-процессы под такой параллельный учет, либо полностью организовать учет в новой системе автоматизации.

Регистр 2: время выбрасывать костыли
Смысл наличия второго регистра в ЕГАИС – сделать более комфортной деятельность розницы и ресторанов. Для них информация об остатках алкоголя в разрезе каждой партии (РФУ №1 и РФУ №2) не имеет значения. Второй регистр по рекомендациям самого ФСРАР практически представлял собой аналог физического «Торгового зала»: бутылки размещены на полках по наименованиям. Для покупателя не важно, от какого поставщика и когда марки поступили в магазин или ресторан. Важно только количество алкоголя конкретных марок, имеющееся в наличии в магазине на данный момент.

Во втором регистре все устроено аналогичным образом: когда алкоголь поступает от поставщика на склад (регистр №1) с указанными реквизитами каждой отдельной партии, то в дальнейшем он мог быть перемещен в торговый зал (регистр №2) и продан там через кассу. Вся проблема заключается в том, что после такого перемещения уже не найти важных сведений о партии алкоголя. Вся продукция станет обезличенной.

Теперь второй регистр выведут из взаимодействия. Он останется в доступе только для немаркированного алкоголя (пива, сидра, пуаре). Каждый ЦИ на третьем регистре привяжут к регистрационной форме учета №2, хранящейся на первом регистре. На В реальности это будет выглядеть так: при продаже кассовая программа сначала найдет акцизную марку на Регистре №3, а уже потом спишет позицию с Регистра № 1 по привязанному к ней РФУ №2. На втором регистре система будет искать алкоголь, если не найдет ЦИ на Регистре 3. Там будут содержаться марки, выпущенные по старому типу только во время переходного периода и пока не будут исчерпаны остатки продукции старого образца.

Напоминаем, что при обнаружении «не своей» единицы продукции на кассе, на устранение причины и разбор ситуации дается всего 30 дней. А при перемещении всего алкоголя на второй регистр будут утрачены все данные по этим партиям. Чтобы не попасть впросак и к 1 июля 2018 подойти готовым к работе с ЕГАИС 3.0, мы очень советуем сразу же поменять принцип работы с регистрами и хранить все остатки на первом регистре. Если касса спишет реализацию со второго регистра, то на нем сформируется отрицательный остаток, который можно быстро закрыть перемещением нужного количества марок. Такой подход позволит держать второй регистр практически всегда обнуленным, а остатки алкоголя всегда видеть на первом регистре с сохранением требуемой информации о партиях.

Переходный период ЕГАИС 3.0 требуется для того, чтобы сделать переход на помарочный учет максимально комфортным для всех участников рынка. Помните, что ЕГАИС сам себя на помарочный учет не переведет. Для этого необходимы и ваши усилия.