*Как без проблем перейти на ЕГАИС 3.0

Давайте вспомним, переход включает по сути два ключевых блока:

Первый блок 1 марта 2018 – запрет на генерацию документов поставщикам по второй версии и полный переход на отгрузку документов только по третьей версии. Начнем с того, что работа с документами ЕГАИС третьего поколения и «помарочный учет» это не одно и то же. В документах новой версии появятся дополнительные поля. Эти поля дают возможность внести в товарно-транспортную накладную (ТТН) цифровые идентификаторы (ЦИ). Именно они содержат коды акцизных марок алкогольной продукции, но пока никто не был обязан полностью их заполнять и практически применять в учете, и на практике эту информацию до сих пор не принимали во внимание.

Второй блок 1 июля 2018 – вся продукция теперь будет поштучной, а оборот будет вестись в разрезе кодов акцизных марок на каждом этапе выпуска, импорта или перемещения оптовиками. Теперь все крепкие напитки, поставленные в розницу или предприятие питания, должны быть учтены поштучно. Каждую отдельную бутылку придется просканировать на всех этапах ее перемещения. Для этой цели применяют первый и третий регистры. В первом надо указать количество акцизных марок в отдельной партии, соответствующей регистрационной форме учета №2. В третьем перечислят все ЦИ с привязкой к РФУ №2. Остатки алкоголя, учтенные по старой схеме и поступившие до 1 июля 2018, можно реализовать или списать по старым правилам, с применением второго регистра.

Для лучшей подготовки перехода на ЕГАИС 3.0 нам стоит вспомнить, как в ЕГАИС 3.0 будет организован помарочный учет.

Из схемы видно, что в третьем регистре перечислят все ЦИ с привязкой к РФУ №2 и, начиная с 1 июля 2018, для всех произведенных партий алкогольной продукции будет осуществляться контроль соответствия количества продукции в партии с числом привязанных к ней ЦИ. Списание этих товаров будет производиться с третьего регистра, в котором будет находиться и списываться каждая отсканированная акцизная марка (ЦИ), с одновременным минусованием остатка продукции с первого регистра строго по привязанной к ней РФУ №2.

Схема простая и понятная – каждая марка в виде своего цифрового идентификатора (ЦИ) обращается в ЕГАИС, проходит все этапы от создания до вывода из системы, перемещаясь из остатков одного предприятия к другому. Но дьявол кроется в деталях. Трудности возникают в совмещении новой системы учета с предыдущей. Переходный период, данный на это совмещение, реально продлится до тех пор, пока не будут списаны все остатки маркированной продукции со второго регистра в ЕГАИС по всем предприятиям.

Переходный период

Пока что вся алкогольные товары в ЕГАИС хранятся либо на регистре № 1 (с указанием РФУ №1, РФУ №2 и числа), либо на регистре №2 (с указанием алкокода и их числа). Это было организовано, чтобы кассы автоматически могли списывать алкоголь с ЕГАИС при реализации его в розницу. В коде, который при продаже на кассе сканирует кассир, есть не вся информация, нужная для четкого определения РФУ №1, то есть и для выбора требуемой партии для списания продукции с регистра №1. По этой причине регулятор предложил упростить систему и позволил вести учет в рознице на регистре 2, то есть фактически по количеству алкогольной продукции по каждому алкокоду.

После перехода на ЕГАИС 3.0 касса начнет передавать в систему ЦИ акцизной марки. Вначале касса попытается списать его по новой методике с регистра №3 и регистра №1, но если не найдет, то с регистра №2 по старому коду алкогольной продукции. Чтобы такая путаница не тянулась бесконечно как раз и вводится запрет на использование регистра №2 для всех партий, выпущенных после 01.07.2018. Росалкогольрегулирование просто будет ждать до тех пор, пока остатки отмаркированной продукции на втором регистре не закончатся сами по себе за счет естественного оборота.

Поэтому какое-то время для того, чтобы понять, какие остатки алкогольной продукции числятся за предприятием в ЕГАИС, придется проверять их на всех трех регистрах одновременно.

Человеческий фактор

Следует понимать, что та логичная и стройная модель учета, созданная ФСРАР с помощью ЕГАИС 3.0, создает серьезные трудности для организаций с большим оборотом крепких напитков. До этого все движения в ЕГАИС производились с привязкой к партии с простым указанием числа бутылок в ней, то теперь необходимо указывать все марки, которые перемещаются в этой партии. Сейчас происходит разработка формата штрих-кода для упаковки (паллет и коробов), который можно будет указывать в документах ЕГАИС третьей версии. Таким образом, можно будет указать, что в отдельной паллете перемещаются заранее отсканированные на производстве акцизные марки. В тех случаях когда паллета не вскрыта и не повреждена, марки в ней можно будет не сканировать заново. Подобная система поддерживает высокий уровень вложенности, что даст возможность указывать коды по большим упаковкам товара. При таком подходе дальнейшее движение паллеты/коробки между организациями будет рассматриваться как движение пакета кодов ЦИ, что серьезно упростит их учет.

Но именно здесь появляется «человеческий фактор». Стройную и понятную картину перемещения продукции обязательно нарушат бой, возврат, ошибка, пересортица и т.д. В реальности ни оптовик, ни производитель не могут дать стопроцентных гарантий, что сотрудники ничего не перепутали и в отмаркированной упаковке на самом деле окажутся именно те акцизные марки, которые он укажет в ТТН в ЕГАИС 3.0. В итоге в магазин поступит по сути «черный ящик», в котором по данным поставщика находятся одни акцизные марки, а по факту - другие. Проблема в том, что принимая продукцию такого «черного ящика» на свои остатки, магазин или ресторан берет на себя и ответственность за его содержимое.

При этом если в итоге на кассе при регистрации продажи ЕГАИС не найдет отсканированную акцизную марку на ваших остатках, то такая продажа будет заблокирована. Более того, именно вам придется самостоятельно разбираться с тем, как возникла такая ошибка и кто в ней виноват. Поэтому мы рекомендуем вести помарочный учет с привязкой к регистрам учета в ЕГАИС в вашей управленческой системе. Это позволит обнаружить ошибки в акцизных марках до того, как их за вас увидит Росалкогольрегулирование и примет соответствующие меры.

Этапы подготовки к ЕГАИС 3.0

Этапы подготовки к ЕГАИС 3.0 для розницы и общепита состоят из трех важных процессов:

Проверьте, поддерживают ли систему ЕГАИС 3.0 ваши кассовая и система учета товаров. Они должны помочь, а не помешать в ее установке на вашем предприятии. Товароучетная система должна четко понимать, каким именно образом она будет сопоставлять остатки продукции на всех трех регистрах ЕГАИС с учетными, поддержит механизмы привязки и отвязки акцизных марок к РФУ №2, запроса их количества и сверки с фактическими остатками. Уточните у ваших разработчиков, что им известно о ЕГАИС 3.0 и как они будут с ней работать. Причем на настройку товароучетной системы осталось не так много времени – до 1 марта 2017.

Техника. Практический опыт перехода предприятий общепита на систему списания продукции с указанием кодов акцизных марок, наглядно продемонстрировал, что подавляющее большинство предприятий отложили этот вопрос до самого конца. И с 15 января 2017 ЕГАИС просто заблокировал им учет. При этом требование о переходе на новую систему было опубликовано еще в августе 2017. Такие ошибки дорого стоят и незачем их повторять. Приобретите и подключите нужное оборудование заранее, настройте ваши процессы, чтобы получить возможность адекватно работать с ЦИ акцизной марки на каждом этапе ее движения на вашем предприятии.

Внутренние бизнес-процессы. Спланируйте организацию приемки и продажи алкогольных товаров по акцизным маркам. Изучите свое заведение или магазин. Посмотрите, где будет лучше установить сканер, определите, кто из сотрудников будет работать с терминалом сбора данных, с какой скоростью они смогут провести проверку свежей партии марочных товаров или инвентаризировать остатки. Тогда вам не придется просить экспедитора после 1 июля  2018 выпить чашечку кофе и подождать пару часов, пока вы все сами проверите.

Мы видим, что переход на систему ЕГАИС 3.0 может пройти для розницы и общепита гладко и почти не заметно и не принести с собой проблем. Но при неправильном подходе новая система может полностью сломать учет и подставить бизнес под жесткие проверки со стороны ФСРАР, штрафы и создать проблемы с лицензией. Как всегда, мы настоятельно рекомендуем нашим клиентам не оставлять этот вопрос не решенным до крайних сроков (до самого марта или вообще, до июля 2018), а пожалеть свои нервы, силы и время и хорошенько подготовиться к переходу заранее