*Процесс перевода более 400 магазинов на онлайн-кассы

Начало проекта

В конце октября 16 года было известно о положительном (подтвержденным налоговой службой) опыте внедрения новых касс, но подробности не разглашались и руководства по необходимой цепочке действий не было. Более того, практически никто в бизнесе не обладал пониманием нужных ходов, и ритейл фактически был поставлен перед необходимостью смены всех кассовых аппаратов. Информации было мало: новый формат ФФД, операторы фискальных данных - отдельные сертифицированные компании, и договор с ними необходимо заключать на основании тендера с расплывчатыми формулировками. Изменению подвергся и процесс регистрирования и перерегистрирования кассовой техники, теперь это можно провести удаленным способом через ЛК на сайте ФНС. Никакой другой строго определенной информации не было.

Не было сомнений только в том, что полную замену кассовой техники не избежать, поскольку фискальный накопитель полностью заменяет собой ЭКЛЗ.

Запуск новых ККТ

Из техников, аналитиков и менеджеров мы запустили отряд внедрения, которая вплотную начала выбирать комплекты онлайн-ККТ.

У нас были варианты:

- или приобрести сертифицированные кассы от производителя (это было ограниченное решение, поскольку компаний с сертифицированными ККТ было очень мало)

- или создать кассы самостоятельно под собственные нужды: вручную заменить ЭКЛЗ на уже имевшихся кассовых аппаратах на ФН путем сверления нескольких функционально необходимых отверстий.

Однако последний вариант был весьма трудоемким и обладал существенной вероятностью проигрыша затеи, и мы определились с покупкой новых ККТ у, наверное, самого известного поставщика - компании "Атол", ставшей на долгие годы нашим партнером.

Внедрение

Отряд выработал стратегическое решение пропустить ФФД 1.0 и запуститься сразу на 1.05, что позволяло, как мы думали, выиграть немного больше времени. К сожалению, это было ошибочное решение.

Те, кто попал под первую волну законопроекта, помнят, какой хаос был поначалу: законодательные требования менялись чуть ли не каждые два дня, разрушая весь поставленный процесс собственных разработок. Кроме этого, выяснилось, что нашим специалистам необходимо самостоятельно написать программную оболочку для ККТ, обеспечивающая нормальный уровень взаимодействия между кассами и ПО, поскольку наше программное обеспечение написано на Oracle, а кассы Атола не обладали совместимой с этим языком программирования прошивкой. Работа велась на ощупь, попытками и всё вновь возникающими ошибками. Однако в конечном итоге нам улыбнулся успех: мы разработали собственный сервис, устанавливающийся на кассовое оборудование, обрабатывающий и передающий необходимые данные.

Огромная масса проблем была вызвана попыткой интегрировать в сервис разнообразных форм оплаты, авансов, купонов и скидок, однако, несмотря на многочисленные консультации с финансовым отделом, необходимое технологическое и программное решение так и не выходило.

Кроме того, прямое указание руководства компании на необходимость сохранения визуального представления кассового чека исключало возможность использования шаблонных заготовок, отвечающих требованиям законодательства. Когда был разработан шаблон, включающий требования всех сторон, оказалось, что длина его увеличилась чуть ли не вдвое, что подразумевало существенное возрастание расхода чековой ленты.

Подарочные карты

На тот момент полностью отсутствовала информация о правильном проведении по кассе подарочных карт и отправке информации о продажах с их использованием в налоговую. Когда клиент приобретает подарочную карту, на неё вносится аванс, расходующийся в последующем на покупку, и аванс засчитывается. Таким образом, оборот одной и той же суммы проводится 2 раза, а, поскольку согласно законодательным требованиям, фискализация чека - это обязательное явление, то и налог с продажи должен быть заплачен дважды, при приобретении подарочной карты и при использовании её в качестве оплаты покупки. В первом ФФД вообще не была заложена возможность разбивки платежа на элементы. Позже такие способы оплаты были предусмотрены, однако налоговая не согласовала этот формат, разъяснений и требований к работе не было, и прошивка не поддерживала этот ФФД даже в тестовом режиме.

Однако с течением времени ясности не прибавлялось. Дедлайн был уже близко, а срок подтверждения ФФД постоянно откладывался. Как только мы согласовали с финансовым отделом отображение в чеке покупку с помощью подарочных карт как проведенную скидку, налоговая разослала уточнения, что это категорически запрещено.

Законодательные уточнения и взаимодействие с налоговой

В итоге наша работа превратилась в череду готовящихся решений и уточнений от налоговой, которые перечеркивали весь наш труд. Однако, однажды возникла ситуация, что у законотворцев просто не осталось ответов на все возникающие у бизнесменов вопросы. И так появилась группа "АКИТ", объединяющая бизнес, налоговые службы и производителей кассовой техники. Однако и с её помощью решения возникающих проблем получались слишком поздно, и в марте мы осознали, что если мы не начнем внедрять то, что есть, уже сейчас, вне зависимости от качества доработки, продажи в магазинах скоро попросту остановятся.

Интернет-торговля и онлайн-кассы

Проблемы возникли не только с оффлайн-торговлей. Согласно 54ФЗ, теперь каждый факт покупки должен сопровождаться передачей чека всем заинтересованным лицам, в том числе и при оплате на сайте, любыми видами электронных денег, а не только при непосредственном получении товара - курьеру.

Раньше сумма зачислялась на общий счет, но расчет с налоговой сводился вручную бухгалтерами.

Пришлось для проведения интернет-покупок устанавливать такие же онлайн-ККТ, что и в оффлайне. Для ускорения обработки заказов на них были отключены модули чековой печати. В дальнейшем мы начали использовать специальные "фермы" АТОЛ для обеспечения параллельных процессов кассовой работы и равномерного распределения нагрузки.

То, что мы поспешили с внедрением еще недоработанных по факту касс, сильно сыграло нам на руку в огромной спешке ритейла в горячий июнь перед первым дедлайном. До 1 февраля мы всячески хитрили: закупали ККТ с ЭКЛЗ и пытались ставить их на учет до открытия магазинов, однако совершить регистрацию без точного местонахождения будущего магазина и договора аренды на торговую площадь было невозможно. Тогда мы переносили даты открытия ближе к 1 июля, или ставили кассовые аппараты на учет с адресом близлежащего магазина, и потом платили штрафы за несовпадение местоположения (однако, это было проще: кассы всё же были зарегистрированы, и магазины можно было открывать).

Помимо этого, у части касс в магазинах истекал срок ЭКЛЗ. Все 400 магазинов пришлось инвентаризовать, что бы выяснить, какие кассы перестанут работать, и, по возможности, заменить их до срока . Этот полностью законный процесс отлично шел до того момента, когда налоговая запретила менять ЭКДЗ или кассу без серьезной причины. Тогда мы пытались договориться с налоговыми в регионах в личном порядке, в крайнем случае были готовы даже к "случайному" кассовредительству.

Апрельский аврал

Мы начали работать в круглосуточном режиме. Новые онлайн-кассы отправлялись сразу в отдаленные регионы России, Москва оставалась на потом. Удаленная регистрация касс осуществлялась на местах директорами магазинов, которым необходимо было раздать криптографические ключи для этого. В череде проблем выяснилась еще одна: у отправленных касс - старая прошивка, а для регистрации в ФНС необходима новая. Был создан отряд техподдержки, которая путешествовала из региона в регион и занималась перепрошивкой новых ККТ. Работа части отделов магазинов из-за этого трудоемкого процесса практически встала, графики, инструкции - всё смешалось и находилось в процессе постоянного обновления.

Отладка процесса

Конечно, даже после установки новых касс работа с ними не сразу стала беспроблемной. В некоторых точках не было настроено сетевое оборудование, где-то были проблемы с интернетом, где-то отошел сетевой кабель - и информация о пробитых чеках не отправилась в налоговую службу. Хорошо, если подобные проблемы мы могли заметить и устранить за 30 дней, потому что если в течение этого срока касса не отправит данные о чеках в налоговую, она автоматически заблокируется. В итоге мы доработали программное обеспечение, что бы оно следило за отправкой данных ОФД, и рассылало уведомления, если возникают какие-то проблемы.

Что есть сейчас

Во всех магазинах установлены онлайн-кассы. Большинство - от компании "АТОЛ", но мы работаем над тем, что бы модернизировать старые "Штрихи", хотя бы для запасного фонда. Готовимся к переходу на новую версию ФФД. Работаем над структурированием описания электронных средств платежа - ОФД зачастую просто невозможно разобраться, что есть что. Отправляем чеки в электронном виде - на e-mail визуально привлекательной картинкой, и в смс - сокращенной копией с определенными фискальными признаками, способствующими идентификации чека. Печатаем QR-код с информацией на бумажном чеке для экономии места.

Работы еще много, но многое уже проделано - через проблемы, неизвестности, постоянные изменения требований мы смогли прийти к установленным срокам качественно подготовленными, с помощью наших партнеров и незаменимой команды профессионалов. И этот опыт бесценен.